Od utworzenia zadania, przez wypełnienie przez pracownika, aż po pełną historię pracy w jednym miejscu.
Raport prowadzi pracownika krok po kroku przez zadanie, a Ty w historii widzisz dokładnie, kto, kiedy i co zrobił. Dzięki temu nie opierasz się na domysłach ani ustnych relacjach.
W aplikacji wybierasz typ raportu, dodajesz pytania, ustawiasz wymagane zdjęcia lub notatki i decydujesz, kto ma raport wypełniać.
Wskazówka:
Zacznij od kilku kluczowych raportów, które pojawiają się najczęściej – dzięki temu szybko zobaczysz efekty uporządkowania pracy.
Przypisujesz raport do konkretnych osób, zespołów lub ról (np. kierownik zmiany). Możesz ustawić harmonogram, aby raport pojawiał się w określone dni lub o konkretnych godzinach.
Wskazówka:
Przypisuj raporty do ról zamiast do nazwisk – dużo łatwiej wtedy zarządzać zmianami w zespole.
Na telefonie lub w przeglądarce pracownik widzi listę raportów do wykonania dzisiaj. Nie musi szukać informacji w zeszytach czy wiadomościach – wszystko ma w jednym miejscu.
Wskazówka:
Stosuj krótkie, konkretne nazwy raportów, żeby od razu było jasne, czego dotyczą.
Pracownik przechodzi przez kolejne pytania, zaznacza odpowiedzi, dodaje zdjęcia i notatki. Aplikacja pilnuje wymaganych pól i przypomina o brakujących elementach.
Wskazówka:
Dodawaj przy pytaniach krótkie opisy lub przykłady – to zmniejsza liczbę nieporozumień i błędów.
Po zakończeniu raport jest zapisywany z pełnymi danymi: kto go wypełnił, kiedy, jakie były odpowiedzi, jakie zdjęcia i uwagi zostały dodane.
Wskazówka:
Przy najważniejszych raportach od razu po wypełnieniu przejrzyj wyniki – dzięki temu szybko wyłapiesz problemy i możesz zareagować.
Z gotowych raportów wyciągasz informacje: gdzie najczęściej pojawiają się problemy, które pytania najczęściej mają odpowiedź negatywną, w których miejscach proces się zacina.
Wskazówka:
Regularnie przeglądaj raporty z jednego obszaru – szukaj powtarzających się uwag lub odpowiedzi, to gotowa lista tematów do rozmowy z zespołem.
Najpierw wprowadź 2–3 kluczowe raporty, które i tak robicie codziennie. Zespół szybciej zobaczy sens zmiany.
Pisz pytania prostym, zrozumiałym językiem. Unikaj żargonu i długich opisów – raport ma pomagać, a nie męczyć.
Przy pytaniach, gdzie potrzebujesz zdjęcia lub dokładnego opisu, zaznacz to w treści pytania. Dzięki temu raporty będą kompletne.
Wykorzystuj konkretne raporty na odprawach i spotkaniach – omawiaj fakty, a nie wrażenia. To buduje zaufanie do systemu.
Jeśli zmienia się sposób pracy, od razu popraw też raport. Dzięki temu odpowiedzi zawsze odzwierciedlają rzeczywistość.
Lepiej mieć mniej, ale dobrze przemyślanych raportów niż dziesiątki podobnych formularzy, których nikt nie chce wypełniać.